Vichuda Sirisarakarn: Job Allocation Optimisation
Posted on September 13, 2009 by viriya1 Comment
Job Allocation Optimisation: Toyota Supply Chain Management
By Vichuda Sirisarakarn
เรื่อง/ภาพ วิริยะ เตชะรุ่งโรจน์
*** download (เพื่อการอ่านและการศึกษาเนื้อหาที่ดีกว่า)
“ความรู้เป็นพื้นฐานของการทำอะไรก็ตาม ประสบการณ์เพียงแค่ทำให้คุณทำงานได้ รู้ว่ามันเป็นยังไง แต่ถ้าหากว่านำความรู้ที่สำคัญมาใช้ มันจะช่วยให้งานประสบความสำเร็จ”
ในหลายตต่อหลายปีที่ผ่านมาผมเชื่อว่าทุกๆคนคงได้ยินคำว่า supply chain ในการทำธุรกิจมาขึ้นเรื่อยๆจนวันนี้ supply chain ดูเหมือนจะเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับทุกองค์กร เพราะ supply chain นั้นถือเป็นหัวใจสำคัญที่จะลดต้นทุน และทำให้ระบบการทำงานเป็นไปได้อย่างดีเลิศ โดยตัวอย่างบริษัทที่บริหาร supply chain ได้ดีเยี่ยมระดับโลกคงหนีไม่พ้น Toyota ผู้นำในระบบที่เรียกว่า Toyota Production System วันนี้ผมจึงได้มีโอกาสไปพบกับคุณ แอร์ วิชุดา ศิริสารการ ซึ่งเป็น Senior Specialist ของบริษัท TMAP หรือ Toyota Motor Asia Pacific Engineering and Manufacturing Co.,Ltd. ซึ่งเป็นบริษัทที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางการจัดส่ง export import ส่วนประกอบของรถยนต์โตโยต้าในเอเชียแปซิฟิก คุณแอร์ วิชุดาเพิ่งสำเร็จการศึกษาปริญญาโทจาก ABAC ด้าน Supply Chain Management โดยโปรเจ็คต์ก่อนจบนั้น เพื่อไม่ให้เสียเวลาเรียน คุณแอร์ได้นำประสบการณ์จริงมาทำโปรเจ็คต์ หลายๆคนคงอยากรู้แล้วว่าคืออะไร ถ้าเราคิดถึง supply chain แล้วคงคิดถึงสิ่งของและการขนส่ง การวางแผนและการจัดเก็บ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดใน supply chain นั้น ก็คือ ‘คน’ ผมต้องถามคุณว่าเคยทำงานแล้วรู้สึกน้อยใจบ้างมั้ยว่าเราทำงานหามรุ่งหามค่ำ เพื่อนร่วมงานเราสบายจัง บางครั้งเราอยากทำงานเพื่อได้ OT กลับไม่ได้ แต่อีกคนได้เยอะมาก โปรเจ็คต์คุณแอร์นั้นเป็นการนำ Excel Solver ซึ่งเป็นเครื่องมือใน Microsoft Excel ที่เราคุ้นเคยมาคำนวนว่างาน routine ในแต่ละงานควรจะให้คนไหนในทีมทำ ควรจะแบ่งงานอย่างไร เพื่อที่จะให้ทุกๆคนในทีมทำงานมากน้อยเท่ากัน! ผมคิดไว้อยู่แล้วว่าโปรเจ็คต์นี้ต้องละเอียดลึกซึ่งมากๆอย่างแน่นอน เนื่องจากงานคุณแอร์รัดตัวมาก ผมเลยได้นัดคุณแอร์ในช่วงค่ำวันศุกร์ที่สยามพารากอน หลังจากได้นั่งที่ร้าน Whittard of Chelsea ชั้นล่างแล้วผมก็เปลี่ยนโหมดสมองตัวเองไปสู่โหมดคอมพิวเตอร์ จิบชาอังกฤษหอมๆเตรียมสัมภาษณ์คุณแอร์ อยากให้ผู้อ่านเปลี่ยนโหมดบ้าง แล้วไปฟังคุณแอร์พร้อมกันครับ
แนะนำตัวเองหน่อย
“ชื่อ วิชุดา ศิริสารการ (แอร์) ตอนนี้เพิ่งเรียนจบ ABAC ปริญญาโท Master of Science in Supply Chain Management จะเป็น Supply chain ทั้งหมด โดยที่จริงๆ อันนี้มี 3 major ของ Supply Chain จะมีตั้งแต่เป็น Purchasing, Manufacturing และ Distribution แต่ที่แอร์เลือกจะเป็น Distribution เป็น Logistics เพราะว่าก็ทำงานมาด้านนี้ด้วย”
ทำงานด้านไหน?
“ทำงานมาตอนนี้ก็ 6 ปีแล้ว อย่าง 2ปีแรกอยู่ purchasing ที่สยามวรา ก็จะดูตั้งแต่การ planning ของ purchasingแล้วก็มี import มี export มี sourcing อะไรอย่างนี้ จริงๆคือเป็น Management Trainee เค้าก็เลยจะให้เป็นโปรเจ็คต์ไปเรื่อยๆ แต่ก็หลังจากนั้นก็ไปทำ import อยู่ Maersk Logistics บริษัทสายเรือ แต่เป็นlogistics แต่อันนี้พอเข้าไปแล้วเค้าให้ไปทำ export ของ Johnson & Johnson ไปทำเป็น export function ของเค้าเลย ก็คือเป็นการบริหารจัดการการดึงตู้เข้าดึงตู้ออก เป็นการจัดการแผนงานให้กับบริษัทลูกค้าคือ Johnson & Johnson โดยเราไปนั่งที่โรงงานลูกค้าเลย เพื่อที่จะเช็คสต็อกเค้าว่า มีไหม ถ้าเค้ามีปุ๊ปก็ทำการเรียกตู้มาเอาของ แล้วก็จองเรือ แล้วก็จัดส่ง แต่ตอนนี้ย้ายจาก Maersk แล้ว มาอยู่ Toyota ตอนนี้ Toyota อยู่แผนก Export Part Logistics ก็คือเป็นการ export part (ชิ้นส่วน) เพื่อจัดหาชิ้นส่วนให้ของ line production แต่ต้องบอกก่อนว่าอันนี้มันเป็น ของ Toyota ที่อยู่ใน Toyota Motor Asia Pacific Engineering and Manufacturing Co., Ltd. ซึ่งเป็น Headquarter ของเอเชียแปซิฟิคทั้งหมด โดยที่แผนกแอร์เนี่ย จะทำ trading ระหว่าง exporter และ importer ซึ่ง exporter และ importer ในที่นี้คือ Toyota Affiliate เหมือนกับ Toyota ที่จาการ์ตา หรือ TMIN (Toyota Motor Manufacturing Indonesia) จะสั่งซื้อ part จาก TMT Toyota Thailand เพื่อไปผลิตชิ้นส่วเค้า ก็จะมีการมาสั่งที่ TMAP (Toyota Motor Asia Pacific Engineering and Manufacturing) แล้ว TMAP ก็จะไปสั่งซื้อมา ก็จะเหมือนกับการ re-invoice บริษัท TMAP เนี่ยมันเพิ่งเกิดเมื่อ 2-3 ปีที่แล้ว เพราะว่าจริงๆ TMAP อยู่ที่สิงคโปร์ก่อน เสร็จแล้วตอนหลัง Toyota มีการ reorganise ให้สิงคโปร์เป็น marketing and sales เฉยๆ แล้วก็นำ logistics function มาอยู่ที่เมืองไทย โดยที่ให้เมืองไทยเป็น headquarter แล้วก็จะดู Toyota ทั้งหมด trading พวกชิ้นส่วนอะไหล่”
เรียนที่ ABAC เป็นอย่างไรบ้าง?
“ABAC สนุกดี เพื่อนจากหลายๆที่ เพราะว่าจริงๆ คิดถึง supply chain คนจะคิดแค่ว่าเป็น logistic รึเปล่า transport รึเปล่า คนที่จะทำอยู่สายเรือ อยู่ export อะไรอย่างนี้ แต่จริงๆมันมีทั้ง purchasing มีทั้ง planning มันมีคนของ manufacturing มันมีคนของ distribution ก็ค่อนข้างจะหลากหลาย คือ purchasing ก็มีเยอะ logistics ก็เยอะ สำหรับคนที่ไปเรียน ก็จะมีหลายๆอย่าง ซึ่งวิชาเค้าก็จะแบ่งเป็นของแต่ละ major ไป อาจารย์ก็จะหลากหลาย แล้วก็จะมีวิชาพวก Lean มีพวก Six Sigma แล้วแต่คนเลือกเรียน”
ทำไมถึงทำโปรเจ็คต์นี้?
“เป็นโปรเจ็คต์ที่ต้องทำกันทุกคน เราก็มาดูว่าจะทำอะไรดี พอคิดเสร็จแล้วก็มาดูว่าที่เราเรียนไปจะทำอะไรได้บ้าง ก็พอมาดูแล้วในวิชา QA (Quantitative Analysis) อันนี้เป็นวิชา core major ที่ทุกคนต้องทำ แล้วเค้าก็จะพูดถึงเรื่อง optimisation ซึ่งก็จะเหมือนกับหาสิ่งที่เหมาะสมที่ดีที่สุดให้ได้ แล้วก็มาดูในงานเราตอนนี้มีอะไรที่มีปัญหาอยู่ ที่ทำอะไรได้บ้าง ที่สามารถช่วยได้ ก็เลยมาดูที่แผนกตัวเอง ซึ่งแผนกตัวเองก็มีการทำงาน มี OT คิดว่าทำไมคนเราต้องทำ OT เยอะๆ บางคนงานน้อย งานเยอะ ก็นำสิ่งที่เรียนมาประยุกต์ใช้”
SAMRET Factors
Situation
ปัญหาในทีมที่พบเจอในการทำงานที่นำมาสู่การทำโปรเจ็คต์
“ปัญหาจริงๆก็คือ เริ่มดูจากว่า ตอนนี้เศรษฐกิจไม่ดี บริษัทมีการลด cost แล้วก็พอมาดูว่าตอนนี้เค้าก็เริ่ม จำกัด OT ของพนักงาน แล้วเราก็มาดูว่า ทำไมมันมีบางคนทำ OT เยอะ บางคนทำ OT น้อย ตอนนี้ rate เค้าไม่ให้เกิน 15 ชั่วโมง แต่ทำไมบางคนก็เกิน บางคนน้อยกว่า ทำไมเราไม่ดูว่ามันเกิดอะไรขึ้น แล้วก็ตอนนี้มันเหมือนว่าเวลาเราทำ job rotation คือมีการแบ่งกระจายงาน ตอนนี้ที่แผนกมันมี transaction การ re-invoice อยู่ งานมันเหมือนๆกัน เพียงแต่ว่าต่างประเทศกัน อย่างเช่น จากจากาตาร์จะส่งออกไปมาเลย์ก็ต้องทำ คนหนึ่งรับผิดชอบ มาเลย์ไปไทย มาเลย์ไปแต่ละที่ ก็คือแต่ละที่จะมีคนรับผิดชอบ งานพวกนี้มีประมาณ 30 กว่างานที่งานเหมือนๆกัน แต่ต่างแค่สถานที่ โดยที่ของเราจะแบ่ง group department เป็น 2 group เป็น Thai Export ก็คือจากไทยส่งออกไปที่ต่างประเทศ โดยที่ไทยก็จะมีที่หลัก คือ TMT (Toyota Motor Thailand) กับ STM ก็คือ Siam Motor ซึ่งอันนี้ส่งออกไปหลายๆประเทศ อันนี้แบ่งเป็นกลุ่มหนึ่ง 20 กว่างาน และอีกกลุ่มหนึ่งก็คือเป็นพวก non-Thai Export ก็จะมีจากจาการ์ตาร์ ไปที่อื่นๆ จะมี อินโด ฟิลิปปินส์ มาเลย์ อเมริกา ยุโรป ก็จะมีหลายประเทศ อีกประมาณ 30 transaction ที่จะต้องทำ โดย Team Leader ของแต่ละทีมจะเป็นคนแบ่งกระจายงานว่างานนี้จะให้ใครทำดี แต่ละงานก็จะใช้เวลาไม่เท่ากันในการทำ ตอนนี้วิธีใช้ก็คือ เอารายชื่อมาดูแล้วก็ เอ๊ย อันนี้ invoice น้อยน่าจะใช้เวลาไม่เยอะ ก็ค่อยๆกระจาย ซึ่งตอนนี้กระจายไม่เท่ากัน พอออกมา มันก็เลยกลายเป็นว่าบางคนก็ได้งานน้อยไป บางคนก็ได้งานเยอะไป โดยที่ถ้าสมมติว่ามาดูด้วยหลักของ Toyota แล้วเนี่ย การleveling (การทำให้เท่าเทียม) การเฮจุงกะมันเหมือนเป็นพื้นฐานของ Toyota เลย ที่ทำให้ไม่ให้เกิด waste เพื่อให้งานทุกคนเท่ากัน การที่คนเราคนหนึ่งจะทำงานน้อยลงก็คือ waste เพราะไม่มี value-added เลย กับคนที่ทำงานเยอะเกิน เค้าก็มี over time ซึ่งก็เป็น cost ของบริษัท อาจจะเกิด waste เพราะไม่อยากทำ ทำไมเค้าต้องทำ แล้วมันก็ยังมี bias ที่ว่าฉันทำงานหนักทำไมคุณทำงานน้อย มันเป็น bias ที่มีจากคนกระจายงานด้วยว่า เออเนี่ย ทำไมหัวหน้าไม่ชอบฉันเหรอ ถึงให้งานฉันเยอะกว่า หรือไม่ก็เป็น bias ระหว่างกันและกัน ว่าคนนี้งานเยอะ คนนี้งานน้อย ทั้งๆที่งานอาจจะเท่ากัน แต่มันเหมือนไม่มีอะไรมาแสดงให้เห็น”
อยากทราบเกี่ยวกับ concept ของ Toyotaซักหน่อยในเรื่องนี้
“Toyota เรียก มูดะ คือ waste มูระ คือ ไม่เท่าเทียม มูริ ก็เป็น over burden ก็คือทำงานมากเกิน พอ concept มันมาว่าเราควรจะ leveling ให้มันเท่ากัน OT มันก็น้อยลง มันก็เป็น การลดต้นทุนของบริษัท และมันก็จะทำให้ทุกๆคนทำงานเท่ากัน ไม่มี bias แล้วก็ด้วยวิธี excel หรือวิธีอะไรที่มันพิสูจน์ได้ มันจะทำให้คนลด bias กับหัวหน้าลง”
Answer
โปรเจ็คต์นี้แก้ปัญหาได้อย่างไร?
“ตอนแรก concept ของมันจริงๆก็คือ อย่างที่บอกคือ เอา optimisation มาประยุกต์ใช้ optimisation ก็คือหาจากที่ที่ดีที่สุด คือปกติเราจะเรียนเป็น linear programming คือหาในจุดที่ดีที่สุด โดยที่เครื่องมือมันก็มีใช้หลายๆอย่าง จะมีแบบใช้เป็นโปรแกรมแยกต่างหากเลย ปกติที่เรียนกันจะใช้ Excel Solver ใช้ โมเสกฯ คือมันจะมีหลายโปรแกรม แต่แอร์ใช้ Excel Solver ซึ่งที่เห็นคือ Excel solver เป็น add-in ของ Microsoft Excel ทั่วไป ซึ่งทุกบริษัทมี คือ ประโยชน์ของ Excel คือทุกคนคุ้นเคยบริษัททุกบริษัทมีอยู่แล้ว เพราะฉะนั้นมันไม่ต้องเสียค่าลงทุนเพิ่มเติมเลย เราเอาที่มันมีอยู่แล้ว คนใช้ก็คุ้นเคยกับมัน เราเองเราเป็นคนทำเราก็คุ้นเคยกับมัน ก็เลยคิดว่า น่าจะใช้ตัว Excel เนี่ยมาใช้ ก็เริ่มจากว่าดูว่า Excel ความสามารถมันรับได้มั้ย รับกับงานนี้หรือเปล่า ก็ดูเหมือนกับว่าข้อจำกัดของมันจะเป็นเรื่องความสามารถที่ Excel จะไม่สามารถคำนวณได้รวดเร็วเท่ากับโปรแกรมอื่น เพราะว่า Excel มันมี user interfaceอยู่ คือมันต้อง run แล้วมันต้องโชว์ ในขณะที่โปรแกรมอื่นมันทำใน Dos มันเอาไปวิ่งข้างนอก มันเร็วกว่า แต่ถ้าถามว่าเราไม่ได้ต้องการงานใหญ่โต เราใช้แค่นี้ก็น่าจะพอ”
Excel solver ทำงานอย่างไร?
“คือ ปกติแล้วเหมือน optimisation ปกติแล้วก็จะมี objective ของมัน objective ของมันเนี่ยเป็น maximise หรือ minimise โดยที่ objective เราคือ balance workload (ให้การทำงานแต่ละคนสมดุลกัน) เพราะฉะนั้นเราต้องการคือ minimise variance (ทำให้ค่าเบี่ยงเบนน้อยที่สุด) ของเวลาทำของแต่ละคน (ให้แต่ละคนทำงานน้อยมากเท่าๆกัน) เพราะฉะนั้นเราก็จะขึ้นด้วยเป็น objective คือ optimise แล้วก็เหมือนกับไปตั้ง target ใน cell นั้นว่า total variance ตัวนี้เอาให้น้อยที่สุด โดยที่มีการ คำนวนก็คือ เอาเวลาของแต่ละคนมาบวกกันแล้วทำยังไงให้มัน variance น้อยที่สุด”
คือ เน้นตรง variance ไม่ได้เน้นเวลารวม?
“คือเวลา total มันจะมีอยู่แล้ว แล้วก็คือรวมกันยังไงมันก็เท่านั้นอยู่แล้ว แต่มันขึ้นอยู่กับการกระจายงานว่าคนไหนจะทำงานไหน นอกจากงาน re-invoice แล้วมันยังมีงานโปรเจ็คต์ซึ่งแต่ละคนถูก assign กันอยู่แล้ว โดยที่งานแต่ละงานนั้นมีเวลาคงที่ อย่างเช่น สมมติว่าในแผนกมี 10 คน คือทุกคนทำ re-invoice กันหมด แต่จะต้องมีงานโปรเจ็คต์ บางคนทำเรื่อง carrier ก็จะต้องมีแบ่งเวลา carrier ไป แต่ละคนใช้เวลาไม่เท่ากัน บางคนทำ KPI บางคนทำเรื่อง accrual บางคนทำ formอะไรต่างๆ ก็จะแบ่งว่าถ้าเป็น other job แอร์ใช้คำว่า other เพราะว่ามันเหมือนกับว่าเราไม่ได้ไปยุ่งเกี่ยวกับเรื่องนี้ ก็จะแบบงานนี้ให้ 4 ชั่วโมง/อาทิตย์ งานนี้ให้ 5 ชั่วโมง เพราะมันคงที่สำหรับแต่ละคน อันนี้คืออันที่เราไม่สามารถย้าย ไม่สามารถกระจายได้ ก็คืออันนี้คงที่ แล้วก็เอามาบวกกับงาน routine (ที่จะคำนวนโดย Excel Solver) ให้มันรวมแล้วเท่าๆกัน เพราะบางคนจะคิดว่า งานโปรเจ็คต์มันเยอะแล้ว ให้งาน routine ฉันน้อยหน่อย ซึ่งบางคนก็จะแบบน้อยเกินหรือมากเกิน ก็อยู่ที่ว่าแต่ละคนจะคิดว่าฉันเยอะแล้วนะ ฉันน้อยแล้วนะ หัวหน้าก็คิดว่าคนนี้น้อยแล้ว ให้เยอะหน่อย”
แล้วสูตรเป็นยังไง ต้องทำอย่างไร?
“จริงๆเวลาใส่ Excel แยกเป็น sheet ออกมา อย่าง sheet แรกเราต้องใส่รายละเอียดของพนักงานก่อนว่าเรามีกี่คน สมมติว่าทีมไทยมี 5 คน ก็จะ ไล่มาว่าเป็น 5 คน พอ sheet ที่ 2 จะใส่งาน ก็คือแต่ละงานก็ list งานออกมา แล้วก็บอกว่า tack time (ระยะเวลาในการทำงาน) ของแต่ละงานคือเท่าไร แล้วก็ต้องการทีม Thai หรือทีม non Thai เพื่อไปเชื่อมต่อกับ sheet ที่ทำเป็นสูตร โดยจะมี sheet สุดท้ายที่เป็นสูตร เป็น sheet ที่ให้คลิก solve แล้วมันจะ ดำเนินการ มันจะ link ข้อมูลจาก ข้อมูล 2-3 sheet แรกหรือ sheet ที่เป็นข้อมูล แล้วก็พอมาหน้าสุดท้าย ในหน้านั้นจะโชว์เป็น 3 ส่วนโดยที่ส่วนแรก จะเป็น header ก็คือจะเป็นการคำนวณ เพื่อที่จะหา variance ก็คือเอาโปรเจ็คต์มาบวกกับตัว routine job แล้วก็เอามาหาค่าเฉลี่ยเพื่อที่จะได้ตัว variance ของแต่ละคน แล้วก็มารวมเป็น total variance ที่เราจะคลิกว่าเราจะต้องการ minimise ตัวนี้ให้ได้น้อยที่สุด ส่วนที่ 2 ก็คือรายละเอียด ตัวนี้มันใช้ binary ใช้ “0” หรือ “1” ถ้าออกว่า “0” คือ ไม่ต้องทำ ถ้า “1” ก็คือ ต้องทำ มันจะกลายเป็น matrix แนวตั้งเป็นคน คอลัมน์เป็นคน สมมติว่าเป็น staff A, B, C ส่วนแนวนอน คือแต่ละ row ก็จะเป็น transaction เป็น job แต่ละอัน เราก็จะมีข้อจำกัด สมมติให้มันว่าหนึ่งงานจะ assign ให้คนเดียว เพราะฉะนั้นเราก็จะมีเลข “1” ไว้ข้างๆ เพื่อที่จะแบบให้ว่า ถ้ารวมค่าอันนี้แล้วต้องเท่ากับ 1 เสมอ แล้วเราก็คลิก solve เราก็จะเรียกตรงนั้นว่า changing cell ส่วนของ changing cellก็จะเป็น “0” หรือ “1” ก็คือส่วนที่สามารถเปลี่ยนได้ เราก็ตั้งไว้ให้มันเป็นเพียง “0” หรือ “1” solver มันก็จะทำงานโดยคิดว่าอันนี้จะเป็น “0” หรือเป็น “1” เพื่อ minimise target cell เพื่อ minimize variance โดยที่ Excel เนี่ยมันมี user interface แล้ว มันเห็นกราฟ มันสามารถโชว์อะไรได้แล้ว แล้วก็เลยเพิ่มส่วนข้างล่างเป็นกราฟ เพื่อที่จะแสดงผลออกมาให้เห็นเลยว่าเป็นอย่างไง เราสามารถเอาในแต่ละแถวก็จะมีเวลา คูณกลับว่าใครทำอะไรได้ แล้วก็ sum up มา แต่ละคนได้ แต่มันจะไม่โชว์ เหมือนมันจะไม่เห็นภาพ เราก็เลย visualise มันเป็นกราฟออกมา มันก็จะเห็นเลยว่ากราฟ แต่ก่อนกราฟมันขึ้นๆลง พอเราทำอันนี้ปุ๊ป เส้นตรงเลย มันก็จะเป็นหลักฐานว่า variance มันหายไป”
การ Run Process ยุ่งยากมั้ย?
“ถ้ารู้หลักแล้วไม่ยาก แต่มันจะใช้เวลาในการ run เนื่องจากอย่างที่บอก Excel ช้ามาก คือปกติเวลาเราเรียน เราจะคิดแค่ว่า เหมือนกับแบบเป็นปัญหาแค่ว่า ถ้าเก้าอี้ 2 ตัว เก้าอี้ 5 ตัว จะผลิตเก้าอี้กี่ตัว จะผลิตโต๊ะกี่ตัว ซึ่ง material ก็ 2-3 อย่าง matrix มันก็จะแค่ 3×3 แต่ของแอร์มัน 4 คน คูณด้วย 20 งาน จะได้ 200 changing cellที่มันจะเปลี่ยนได้ เพราะฉะนั้นมันเลยใช้เวลานาน มันใช้เวลา คือจริงๆ แอร์ทำหลาย objective แล้วก็ดู มีใช้เวลาแบบ 4 ชั่วโมง เป็นวัน 2 วัน คือ เปิดเครื่องทิ้งไว้เลย สิ่งที่เราเจอก็คือว่า CPU ใช้ 100% นานมาก ก็คือปล่อยไว้เลย แต่การใช้ไม่ยาก เพราะว่าเรา คุ้นเคย กับมัน แค่ให้คนใส่ว่ามีงานอะไร ถ้าสมมติกรณีที่มีงานเพิ่ม ก็เพิ่มเข้าไปว่ามีงาน เวลาที่ใช้ของงานนี้เท่าไร ลดงานก็ลบ line นั้นก็จะหายไป แค่นั้นเอง แล้วก็ไปคลิกตรง run มันก็จะ run ของมันใหม่”
สูตรคิดเอง?
“สูตรคิดเอง เพราะว่าจริงๆสูตรมันก็มีแค่นั้น คือบวกกันแล้วให้ minimise ตัวมัน คือแอร์ก็คิดเกี่ยวกับมัน ถ้าสมมติเราจะ implement ในงานจริงๆ มันจะมีการ rotate ต้องไม่ให้งานเดิมซ้ำกับคนเดิม เราก็อาจจะตั้งข้อจำกัดเพิ่ม ว่าไม่ให้คนที่ทำงานใหม่ไปตรงกับงานเก่า หมือนกับแบบคุณห้ามไปซ้ำกับงานเก่านะ อันนี้มันก็จะทำให้เกิด rotate ขึ้น อย่างแผนกแอร์อย่างนี้อยากให้ rotate กันทุก 6 เดือนอะไรอย่างนี้ หรือไม่ เราก็สามารถใช้อันนี้กับคนเข้ามาใหม่ คนออกไป กิจกรรม โปรเจ็คต์ที่เพิ่มขึ้น เราก็สามารถปรับเปลี่ยนแล้วก็ run ได้เลย คือเหมือนกับ ถ้าสมมติมีโปรเจ็คต์ใหม่ขึ้นมาปุ๊ป เราก็ assign โปรเจ็คต์ แล้วมันก็จะ run ของมันเอง โดยที่งานเก่าก็เหมือนเดิม”
Market & Marketing
นอกจาก TMAP บริษัทอื่นเอาไปใช้ได้ไหม?
“จริงๆ ตัว concept ของ optimisation และการนำไปใช้ มันใช้ได้กับทุกบริษัท และใช้กันได้เยอะมากด้วย สำหรับใน concept การ allocate งานนี้ แอร์คิดว่ามันสามารถใช้ได้กับทุกบริษัท หรือในขณะที่ตรงนี้เป็นในส่วนของทีม logistics เป็น export แอร์คิดว่ามันใช้ใด้ทั้ง purchasing ทั้ง manufacturing ทุกอย่างที่มาการทำงานการทำงานเท่าเทียมกัน ไม่ว่าเป็นงานอะไรก็ตาม อย่างเช่น purchasing ก็มีงานโปรเจ็คต์ และก็ต้องมีงานที่ออก PO และทุกคนก็จะต้องมีงานโปรเจ็คต์ คือการดูแล supplier แต่ละเจ้า แต่ละ industry ก็คือเค้าสามารถใช้ concept นี้ไป run งานเค้าได้เหมือนกัน”
บริษัทที่ต้องการใช้ต้องมีอะไรบ้าง?
“มีคนหลายคนในทีม โดยที่งานแต่ละงานไม่เหมือนกัน และคนแต่ละคนมีงานโปรเจ็คต์อยู่แล้ว คนหนึ่งมีโครงสร้างของงานแบ่งเป็น 2 ส่วน เป็นงาน routine ที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ กับงานโปรเจ็คต์ที่ fix ที่คงที่ของแต่ละคนไว้ ซึ่งทุกที่ก็เป็นอย่างนี้หมด export ทุกที่ก็ต้องทำอย่างนี้ purchasing ก็ต้องทำอย่างนี้ ไม่ว่าจะ sales ดูลูกค้าก็เป็นอย่างนี้ concept ของทุกที่ก็คืออย่างนี้หมด หรือไม่ก็ดูด้วยว่า ถ้าสมมติดูเหมือนว่าเค้าไม่มีงานโปรเจ็คต์ แต่จริงๆเค้าก็มีเวลาต้องทำ report ทำ monthly report ซึ่งเค้าก็กำหนดเวลาของเค้าว่าต้องทำอะไรบ้าง
Rivalry & Risk
เทียบกับวิธีเก่าโดยใช้คนเป็นผู้ตัดสิน?
“พอมันเป็น system แล้วเนี่ย มันลด bias ของ Judgment ไปแล้ว หมายความว่า เราจะไปทะเลาะกับ Excel Solver ไม่ได้ มันเป็นอยู่แล้ว สมการทางคณิตศาสตร์ว่า linear programming มันเป็นอย่างนี้ คุณไปเถียงมันไม่ได้อยู่แล้ว มันก็โชว์ว่าตัวนี้มันไม่มี bias แล้วแหละ พอได้ออกมาก็เอามานำไปใช้ได้เลย”
แบบเก่ามันมีข้อที่ดีกว่าบ้างมั้ย?
“แบบเก่ามีข้อดีกว่าตรงที่ วิธีนี้มันจะใช้เวลาในการนำมาคำนวนเท่านั้น แต่จริงๆมันก็ยังมีประสบการณ์ของแต่ละคนว่า คนนี้อาจจะทำงานได้เร็วกว่า หรืออาจจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านประเทศนี้มากกว่า เคยติดต่อคนประเทศนี้มาน่าจะดีกว่าอะไรอย่างนี้ ก็คือ Excel Solver มันอาจจะใช้ได้ไม่เท่ากับ judgment ในแง่ที่ว่า ถ้าสมมติว่ามันมี ความต้องการพิเศษของงานนั้นๆ เป็นงานที่ไม่ได้ routine จริง เท่ากันจริงๆ ด้วยเวลา ด้วย process time ถ้าสมมติอะไรที่ทำด้วย system เนี่ย มันค่อนข้างจะ fix เวลา มันก็คือทำตาม process แต่ถ้าอะไรที่มันเป็น manual ต้องการใช้ความสามารถของคนเอง อาจจะปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมอย่างอื่นเข้าไปในเวลาด้วยเพื่อทำให้ balance เท่ากัน เพราะฉะนั้นมันก็มีข้อดีข้อเสียต่างกัน แต่ตัวนี้ที่ต่างจากอันเก่านี้ คือคนทำต้องลำบากกับมัน คือต้องมานั่งคิดใช้เวลาเป็นชั่วโมง 2-3 ชั่วโมง ในการที่จะแบบฉันจะเอาให้ใครดี คิดอยู่ว่าจะทำอะไรดี แต่แบบนี้ คอมพิวเตอร์เอาไปเลย แล้วก็คนที่ assign ก็สามารถไปทำงานอื่นได้ แล้วก็ปล่อยมันทิ้งไว้ แต่เสียก็คือคอมพิวเตอร์ตัวนั้นจะใช้อะไรไม่ได้ แต่ถ้าสมมติว่ายิ่งเครื่องเร็ว เครื่องบริษัท เพราะว่าที่แอร์ใช้ run เป็นเครื่องที่บ้าน สเปกก็อาจจะไม่ดีเท่า และถ้าสมมติว่าเค้าใช้อะไรที่มันดีกว่า มันก็เร็ว เวอร์ชั่นของ Excel ที่พัฒนาขึ้นเรื่อยๆไป ก็จะช่วยให้มันเร็วขึ้น”
ความเสี่ยงในการทำคืออะไร?
“ความเสี่ยงในการคำนวนคงไม่น่าจะมีปัญหา แต่อาจจะเป็นว่าเวลาคนที่จะมาใส่ข้อมูล การใส่ข้อมูลเนี่ยจะต้องพิจารณา หลายๆมุมว่ามีอะไรที่จะมาคำนวนเป็น tack time แทนที่จะเอา tack time อย่างเดียว เอาตัวอื่นมาพิจารณา คือมันจะเป็น human error เพราะระบบมันชัดเจนอยู่แล้ว”
Expectation
ผลลัพธ์เป็นยังไง?
“คาดหวังไว้ก่อนอยู่แล้วว่างานจะต้องเท่ากัน แต่พอ run ออกมาปุ๊ปมันก็จะเห็นเลยว่าเวลาเมื่อ assign ออกมาแล้วเนี่ย เวลาทุกคนเท่ากัน คือแต่ก่อนจะแตกต่างกันเยอะมาก จากที่มาลอง assign แล้วลองมาทำดูเนี่ย มันลดได้ 99% เพราะว่ามันเหมือนเป็น system มาแล้วว่า ฉันจะเอามันให้น้อยที่สุด variance ห่างกันไม่กี่นาที/week ก็คือจะเห็นๆเลยว่ามันหายไปจริง”
ใช้จริงได้?
“ใช้จริงได้เลย เพียงแต่ว่าก็อาจจะรอ เหมือนรอ timing ที่เราต้องเปลี่ยน พอมีคนใหม่หรือพอเริ่มจะ rotate งานก็จะนำเอามาใช้ได้เลย แล้วก็ assign งานตามที่เราวางไว้”
อยากทราบความยืดหยุ่นของการนำไปใช้ ทำครั้งนึงจะ run ออกมาระยะเวลาการกระจายงานเท่าไหร่ เปลี่ยนแปลงได้มั้ย?
“แล้วแต่การโปรแกรม ก็อย่างที่บอกว่าเราจะใส่ database เป็น week หรือ base เป็นอะไร ต้องถามงานว่าเบสิก เป็นอะไร อย่างงานแอร์อย่างนี้เป็นการส่งออก ก็คือจะมีขึ้นลงใน week โดยทุก week จะเท่ากันเสมอ เพราะฉะนั้นเวลาใส่ data เราก็จะใส่ให้เป็น week มันก็จะสามารถ leveling ให้มันเป็น week ได้ ก็อยู่ที่ว่าคนจะดีไซน์ว่าต้องการอะไรมากกว่า”
การทำงานจริงจะมีงานที่มาโดยไม่ได้คาดหมายเข้ามาเสมอ ตัวนี้ทำได้ไหม?
“เป็นสิ่งหนึ่งที่ต้องพิจารณาในการใส่ tack time ว่านอกจาก other project จริงๆแล้ว อาจจะมีเป็นของ เวลาส่วนเพิ่มต่างหาก เพราะทุกคนจะต้องมีงานส่วนเพิ่มขึ้นมาอยู่แล้ว เราอาจใส่ในเป็นโปรเจ็คต์ คือคำว่าโปรเจ็คต์ อาจไม่ใช่โปรเจ็คต์ล้วนๆ อาจจะเป็นว่าโปรเจ็คต์โดยส่วนหนึ่งเป็นโปรเจ็คต์ ส่วนหนึ่งเป็นการประชุม ที่ทุกคนต้องเข้า เป็นเวลาสำหรับการแก้ปัญหา เรียกว่าเป็น buffer เวลาคนทำวิเคราะห์ workload เค้าต้องมี bufferไว้ให้เพื่อกันไว้เป็นส่วนของการแก้ปัญหาอยู่แล้ว”
ลองใช้จริงหรือยัง?
“ยังไม่ได้ลองใช้จริงนะ เหมือนกับคุยไอเดียไว้แล้ว รอเวลา เพราะว่าตอนนี้ยังไม่มีการเปลี่ยนแปลงก็เลยยังไม่อยากจะใช้ รอเวลาให้ใช้ก็จะใช้มัน รอถึงเวลา rotate แล้วค่อยทำ เพราะว่าปกติจะมีกำหนดอยู่แล้วทุก 6 เดือน เพื่อให้ทุกคนได้รู้งานก็คือทุก 6 เดือน เพราะฉะนั้นอยู่ดีๆ 3 เดือนจะนำมันไปใช้ มันก็ไม่ใช่ มันจะขัดกับกระบวนการทำงาน เราก็รอ 6 เดือน ก็ได้ไม่เป็นไร รอ 6 เดือน แล้วค่อยนำมาใช้จริง แต่คิดว่าน่าจะใช้ได้แน่นอน”
Team & Timeline
การจะนำไปใช้ต้องกำลังคนเยอะมั้ย?
“ถ้าจะใช้ก็คือ อาจต้องคิด tack time ของแต่ละคน ถ้าจะให้ดีก็คือ การใช้การจับเวลา หรือการทำ tack time คืออันนี้ต้องใช้คน และต้องใช้ความเป็นจริง ข้อมูลที่จริงมันถึงจะเอามาใช้ได้ ก็คือจะเสียเวลากับการจับ แต่ถ้าสมมติคนมี standard timing เหมือนกับแบบมีว่าระบบมันใช้เวลาในการทำเท่าไร ก็จะง่ายขึ้น ก็จะเร็วขึ้น ก็คือเป็นการเก็บข้อมูลที่เอามาใส่ พอดีไซน์ก็คือจะใช้เวลาดีไซน์ ว่าฉันจะมีโปรเจ็คต์งานอะไร เวลาเท่าไร ก็สร้างมาเป็น template แล้ว พอมาใช้จริงก็คลิก แล้วก็รอ ซึ่งมันก็ประมาณ 2-3 วัน ที่เครื่องที่บ้าน ก็จะบอกว่า 2 วันเนี่ย แอร์ไม่รู้ว่า ถ้าไป run กับเครื่องที่ดีๆ มันน่าจะดีขึ้น”
ดีไซน์ template ใช้เวลานานมากมั้ย?
ไม่นาน คือถ้ารู้ concept ปุ๊ป ก็คือเราตั้ง objective มาก่อนว่าอะไร แน่ใจก่อนว่า objective เราคืออะไร คือจริงๆอันนี้เราสามารถทำให้ว่า objective จริงๆ คือ minimise over-time cost เลยก็ได้ หรือเราจะทำดีไซน์ว่าให้เป็น variance (อย่างที่ได้ทำไป) สร้าง template จริงๆใช้เวลาไม่นาน ทุกอย่างขึ้นกับ objective หมด มันจะแสดงออกมาว่า objective เราคือ minimise หรือ maximise targetหรือเป้าหมายเราคืออะไร แล้ว condition, constraint เรามีอะไรบ้าง”
…
เรียนรู้อะไรเพิ่มจากการทำโปรเจ็คต์?
“รู้ว่า Excel เป็นโปรแกรมที่เราสามารถทำอะไรกับมันได้อีกเยอะ แล้วก็สิ่งที่เราเรียนมา วิชาที่เราเรียนมา มันสามารถเอาไปใช้กับงานจริงๆได้ โดยที่ว่าเราจับจุดมัน แล้วก็มาประยุกต์กับเรา ว่ามันใช้ตรงไหนกับเราได้บ้าง มันคือ key ว่ามันจะนำไปใช้ยังไง คนมักจะคิดว่า การQA การoptimise เรียนไปทำไม ไม่เห็นได้เอามาใช้ในชีวิตจริงเลย แต่ถ้าคิดจะเอามาใช้ได้จริงๆ มันก็จะเป็นประโยชน์ แล้วก็อย่างที่บอกคือเรา set up ครั้งเดียว แล้วมันสามารถใช้ไปได้”
คำแนะนำสำหรับคนที่จะเรียน supply chain
“จริงๆ supply chain คณะไม่ใหญ่ แต่วิชาจะกว้าง แต่เราสามารถมองทั้งวงจรของ supply chain ได้ เพราะว่าตอนนี้ทุกบริษัทเป็นหนึ่งใน supply chain อยู่แล้ว ไม่ว่าคุณจะอยู่บริษัทอะไร ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ผลิตเองคุณก็ยังเป็นหนึ่งใน supply chain อยู่ดี แต่ถ้าอยากให้มาเรียนเนี่ย อยากให้รู้ว่า เราอยากรู้อะไร เรามาในจุดมุ่งหมายอะไร ว่าเราสนใจ purchasing เพื่อที่จะเราปรับปรุงอะไรได้ หรือคุณจะมาเรียน distribution เพื่อคุณจะสามารถทำงานได้ ไม่ใช่มาเรียนแต่ก็ยัง bias กับตัวเองว่าเรียนไปยังงั้นแหละ ใช้อะไรไม่ได้หรอก เปิดใจว่ามันมีประโยชน์ ไม่ใช่ว่าเรียนไปยังงั้นแหละ”
อยากให้แนะนำผู้ที่ต้องการทำงานด้าน supply chain
“Supply chain นี่ ใจรัก คือ มันเป็นอะไรที่เล่นได้เยอะ เราสามารถเอาอะไรมาทำได้เยอะ มันไม่เหมือนกับ sales ที่มันเป็นศิลปะที่แบบอยู่กับคุณสามารถพูดอะไรได้ แต่มันมี logic ของการคำนวณ หรือมันมีวิธีการที่จะเอาออกมา และสามารถลดต้นทุนสามารถปรับปรุงมันให้ดีได้ มันมีอะไรให้ทำ มันมีอะไรให้เล่นได้เยอะ จริงๆ ความรู้เป็นพื้นฐานของการทำอะไรก็ตาม ประสบการณ์เพียงแค่ทำให้คุณทำงานได้ รู้ว่ามันเป็นยังไง แต่ถ้าหากว่านำความรู้ที่สำคัญมาใช้ มันจะช่วยให้งานประสบความสำเร็จ และทำให้พัฒนาเป้าหมายที่เราต้องการได้”
SAMRET Comment
หลังจากได้สัมภาษณ์ผมก็เริ่มคิดว่าถ้าหากบริษัทต่างๆสามารถนำการคิด optimisation ของคุณแอร์ วิชุดา ไปใช้ได้ก็คงดีไม่น้อย มีบริษัท องค์กรใหญ่เล็กจำนวนมากที่ประสบปัญหาการแบ่งงานให้พนักงานซึ่งส่งผลต่อองค์กรโดยรวม เพราะถึงแม้บริษัทระดับอย่าง Toyota ยังมีปัญหาอย่างนี้อยู่บ้าง บริษัทอื่นๆก็คงไม่ต้องพูดถึงครับ ในบางครั้งเราก็คิดว่ามันเป็นสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นอยู่แล้ว เรื่องงานหนักเบาไม่เท่ากัน คงแก้ไม่ได้และคงไม่มีทางแก้ แต่คุณแอร์ ไม่ได้คิดอย่างนั้น และผมคิดว่าสิ่งนี้เป็นกระบวนการคิดที่ลึกซึ้งมาก แต่ที่สำคัญคือการที่เราต้องยอมรับว่าองค์กรมีปัญหาและควรมีการนำสิ่งใหม่ๆมาพัฒนาปรับปรุงกระบวนการ ก็ต้องขึ้นอยู่กับผู้มีอำนาจว่าจะเปิดโอกาสให้นำความคิดของคนรุ่นใหม่อย่างคุณแอร์มาใช้รึเปล่า เพราะถึงแม้เราจะมีระบบคอมพิวเตอร์ ระบบอะไรต่างๆที่อำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการ supply chain แล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดก็ยังเป็น ‘คน’ ที่ควบคุมระบบอยู่ดี
ในโปรเจ็คต์นี้ จากการที่คุณแอร์ทดลอง run ดูแล้วเกิดการลดความไม่เท่าเทียมกัน ได้ถึง 99% ซึ่งถือว่าสูงมาก เราต้องติดตามกันดูว่าหลังจากที่ได้นำไปใช้จริงแล้วจะสามารถลดได้เท่าไร เพราะการทำงานจริงนั้นมี external factors หรือปัจจัยภายนอกเป็นจำนวนมากที่มีผลต่อเวลาการทำงาน แต่ถึงแม้จะลดได้เพียง 30% 50% หรือ 70% ก็ต้องถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญมากต่อทั้งต้นทุนบริษัทและขวัญกำลังใจของพนักงานซึ่งเป็นสิ่งที่ประเมินค่ามิได้ เพราะอีกสิ่งที่สำคัญคือต้นทุนของการริเริ่มโปรเจ็คต์นี้น่าจะไม่สูงสักเท่าไหร่ จึงเป็นแนวทางที่หลายๆบริษัทควรนำไปพิจารณาอย่างยิ่ง
คุณแอร์ วิชุดา เป็นผู้ที่มีความสามารถทางด้าน supply chain management อย่างมากจากการที่เราดูประวัติการศึกษาและประวัติการทำงานซึ่งมุ่งตรงมาทางสายนี้โดยเฉพาะ และจากการที่เราได้สัมภาษณ์ ต้องบอกได้ว่าคุณแอร์มีความกระตือรือล้นมากเมื่อได้พูดถึง supply chain แสดงให้เห็นถึงความรักต่อวิชาชีพมากซึ่งเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ ดังที่คุณแอร์ตอบเมื่อเราขอให้แนะนำผู้ที่จะทำงานด้าน supply chain หน่อย คุณแอร์ก็ตอบอย่างไม่ลังเลว่า “(ทำงานด้าน) supply chain นี่ ใจรัก”
ขอให้ประสบความ ‘สำเร็จ’ ครับ
ทีมงาน ‘สำเร็จ‘
Tags: Management
Filed Under: Talent
